Na czym polega proces onboardingu i w jaki sposób można go dostosowywać do zmieniających się warunków? Czy faktycznie jest to proces konieczny w niedużych organizacjach? Jak można go przeprowadzić w sposób płynny i przemyślany, stosując proaktywne podejście? Oto krótki przewodnik po onboardingu w 'merce.

Rola onboardingu w życiu organizacji

Czym w ogóle jest onboarding? Termin ten pochodzi z angielskiego on board, czyli na pokładzie. Najprościej można wytłumaczyć to pojęcie jako wprowadzenie nowego pracownika do organizacji. To aklimatyzacja, wejście w struktury firmy i stopniowe oswojenie z nowym środowiskiem. Proces niezwykle istotny w momencie rozpoczęcia nowej pracy, ponieważ ma bezpośrednie przełożenie na poziom identyfikacji z firmą oraz zaangażowanie. Z badań wynika, iż profesjonalny proces onboardingu zmniejsza rotację o 82% i zwiększa produktywność nowych pracowników o 70% (źródło: Brandon Hall Group). Te statystyki pokazują, jak kluczową rolę odgrywa dobrze przygotowane wdrożenie oraz sam jego przebieg nie tylko na nową osobę, ale także na funkcjonowanie organizacji. Pracownik, który od samego początku jest doinformowany i zaopiekowany, już na starcie lepiej i pewniej czuje się w firmie. Znane mu są jej wartości, panujące w niej zasady (formalne i nieformalne) czy oczekiwania względem podejmowanej roli. Im szybciej dostarczymy tej wiedzy, tym większa korzyść dla obu stron.

Preonboarding, czyli etap przed startem zatrudnienia

Zwykle onboarding rozpoczyna się w pierwszym dniu pracy. W 'merce proces ten uruchamiamy na kilka tygodni przed, zaraz po informacji o zatrudnieniu nowej osoby. Pracownik jest z nami w stałym kontakcie, ma zapewnioną naszą dostępność do wszelkiego rodzaju pytań związanych z wejściem do organizacji i otrzymuje przez ten czas najpotrzebniejsze informacje, np. potwierdzenie warunków zatrudnienia, maila powitalnego czy w razie potrzeby wsparcie w założeniu własnej działalności. Załączamy również tzw. wizytówkę zespołu wdrażającego, plan dnia na pierwszy dzień oraz fragment 'mercebooka, czyli przewodnika po naszej firmie. Pozornie lekkie informacje, jednak z naszych obserwacji wynika, iż ułatwiają one wejście w organizację i niwelują ten stresujący moment przed rozpoczęciem pracy. Stała komunikacja, poznanie planu i świadomość zorganizowanego procesu wdrożenia uspokajają i wzbudzają większą pewność siebie.

Czas na pierwszy dzień

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz — każdy zna to powiedzenie. Często wydaje nam się, iż mimo otrzymania nowej pracy, dalej musimy robić dobre wrażenie, zwłaszcza pierwszego dnia. Fakt, jednak także pracodawca powinien zrobić wszystko, aby ten ważny dzień został zapamiętany pozytywnie w oczach nowego członka zespołu. To, jak zostanie on przyjęty przez przełożonego czy zespół, stanowi wizytówkę firmy. Staramy się zatem tak zaplanować ten dzień, by nowa osoba nie doświadczyła negatywnych emocji czy tzw. przeładowania informacyjnego. Dzięki preonboardingowi i rozłożeniu procesu adaptacji na kilka etapów, odciążamy pierwsze dni, tym samym zwiększając komfort wdrażania się przez nową osobę.

Pierwszy dzień w 'merce rozpoczyna się od spotkania z opiekunem z zespołu EB, z którym nowy pracownik był w kontakcie na etapie preonboardingu, a teraz wprowadzony jest przez niego do organizacji. Jest czas na wspólne śniadanie, spacer (w biurze lub online) i prezentację najważniejszych informacji o firmie (kilka słów o historii, poszczególnych zespołach oraz o zasadach formalnych i nieformalnych).

W dalszej części dnia jest również czas na spotkanie z kadrami, tak, by od początku zadbać o przekazanie wszystkich formalności, dostępów, sprzętu, a także informacji o dostępnych benefitach. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której nowa osoba nie posiada kompletu dokumentacji i odpowiednich narzędzi do rozpoczęcia pracy.

Kolejnym etapem tego dnia jest spotkanie z liderem i opiekunem z zespołu, by zaplanować dalsze dni wdrożenia stanowiskowego. W przypadku onboardingu do Backendu, Lider IT wprowadza we flow pracy zespołów kontekstowych i opowiada o architekturze naszego systemu, chcąc przybliżyć to, jak żyjemy w IT na co dzień. Pozostały czas pozostawiamy luźny. W tzw. ticketcie onboardingowym czeka specjalnie przygotowana checklista. To zadania organizacyjne do realizacji w trakcie całego wdrożenia, ale to pracownik samodzielnie decyduje w jakim tempie oraz czasie podejdzie do danych kwestii.

Znacząca rola opiekuna i elastyczność procesu

Istotnym elementem wdrożenia jest bezpośrednie wprowadzenie w zadania i obowiązki. U nas dokonuje tego tzw. opiekun onboardingu. To osoba z działu, której zadaniem jest wprowadzenie w specyfikę pracy, panujące w nim zasady i zaznajomienie nowego pracownika z kulturą organizacji. To kluczowy, jeśli nie najważniejszy element wdrożenia, ponieważ każdemu zależy,  by nowa osoba została doprowadzona do pełnej samodzielności.

W przypadku wdrożenia Programisty PHP, tę część wdrożenia stanowiskowego mamy podzieloną na dwa etapy. Pierwsza część to zadania wdrożeniowe, dzięki którym Developer, mając wsparcie opiekuna, zapoznaje się z naszym kodem. To czas na naukę komunikacji i pracy na ticketach w naszym systemie. Druga część to onboarding do zespołu kontekstowego, który skupia się już na indywidualnym planie wprowadzenia w działania tego kontekstu. Na każdym etapie wdrożenia, nowa osoba nie jest pozostawiona sama sobie — i tu właśnie kluczowa jest rola opiekuna.

Właściwe przeprowadzenie onboardingu stanowiskowego decyduje o szybkości rozpoczęcia samodzielnych zadań. Ten moment wymaga od opiekuna dużej uważności i cierpliwości. Nowy pracownik powinien wykorzystać ten czas na zadawanie pytań, doprecyzowywanie zadań, uzupełnienie brakujących informacji o firmie. To czas kiedy następuje przekazanie obowiązków, wyznaczanie pierwszych celów, określanie horyzontów czasowych dla poszczególnych zadań.

Drugim aspektem ważnym dla części onboardingu stanowiskowego jest czas jego trwania. Jak pokazuje raport “Onboarding po polsku” (źródło: Gamfi), firmy w Polsce szybko zamykają proces wdrożenia nowych członków zespołu. W przypadku 56% respondentów trwał on niecały tydzień — z czego 21% tylko jeden dzień zapoznawało się z nową organizacją, a 35% – od 2 do 6 dni. To przerażająco krótki czas, by móc efektywnie i komfortowo poznać organizację i zadania. W 'merce nie narzucamy sztywnych ram czasu wdrożenia i do każdej osoby podchodzimy indywidualnie. Wiemy, że każdy inaczej przyswaja nową wiedzę i wiele zależy od złożoności danego stanowiska, dlatego jesteśmy elastyczni i pozostajemy w stałym kontakcie z pracownikiem, by wspierać w procesie nauki i dążyć do samodzielności na stanowisku w dopasowanym czasie.

Integracje i relacje

Onboarding proaktywny to taki, który ma na celu wprowadzenie nowego pracownika nie tylko do organizacji, ale także do serca firmy – ludzi. Integracja z innymi członkami zespołu jest bardzo ważna, to ona decyduje o tym czy pracownik zostanie z nami na dłużej. Nowe relacje nawiązywane są już od pierwszego dnia, na początku w obrębie najbliższego otoczenia, kolejny krok to poznanie współpracowników, z którymi nie obcuje się na co dzień. Staramy się, by niezależnie od formy onboardingu (stacjonarnej czy online), nowy pracownik miał komfortowe możliwości do zapoznania się ze współpracownikami — na wewnętrznym blogu zapowiadamy dołączenie nowej osoby, by każdy miał okazję się z nim przywitać w biurze lub na czacie. Poza tym, mamy zwyczaj, że zapraszamy nową osobę na imprezę firmową (niezależnie czy już zaczęła z nami formalnie pracę czy też jeszcze oczekuje na pierwszy dzień pracy). Innymi okazjami do zaznajomienia się z ludźmi są integracje zespołowe czy mniej formalne spotkania, takie jak planszówki czy wspólna kawa w naszej strefie śniadaniowej.

Każdą nową osobę, niezależnie od miejsca zamieszkania, zapraszamy do kilkudniowego lub dłuższego wdrożenia na miejscu w gliwickim biurze, by umożliwić pełniejsze poznanie naszej kultury organizacyjnej. Jeśli pracownik mieszka na co dzień poza Śląskiem to wspieramy organizacyjnie jej przyjazd i dodatkowo zachęcamy do skorzystania z takiej możliwości. Widzimy, że dzięki temu pracownik ma szansę lepiej zaznajomić się z firmą i atmosferą w biurze oraz szybciej poznać osoby z innych zespołów.

Podsumowanie

Każda firma ma swój model onboardingu — nie ma ideałów. W 'merce ten kilkuetapowy system sprawdza się, co więcej jest on pozytywnie odbierany przez nowych członków zespołu, o czym świadczą dane z rozmów onboardingowych realizowanych w danym czasie po zatrudnieniu (po tygodniu, miesiącu i 3-6 miesiącach). W trakcie ww. spotkania nowy pracownik otrzymuje od nas feedback zebrany od opiekunów czy zespołu. To też przestrzeń dla nas, by zadać mu pytania o proces wdrożenia, zebrać informację zwrotną na temat onboardingu, dopytać co oceniane jest pozytywnie lub co warto udoskonalić. 100% nowych pracowników jest zadowolonych z procesu onboardingu w 'merce (wiemy to z danych jakościowych, jak i ilościowych, np. NPS uzyskany w 2022 roku w ramach rozmów z pracownikami podsumowujących onboarding w ‘merce, wyniósł 92, czyli bardzo dobrze). Uważamy, że ewaluacja procesu jest równie ważna jak sam proces. Pozwala ona udoskonalać, ułatwiać i poprawiać wdrożenie. Nie zapominajmy, że odbiorcami są nowi pracownicy, ich pozytywny odbiór jest sukcesem firmy. Nasz dział EB sukcesywnie optymalizuje i ulepsza onboarding, aby był jak najbardziej przyjazny i użyteczny dla kolejnych osób dołączających na nasz pokład.

Chcesz wiedzieć co o onboardingu i pracy w 'merce mówią sami pracownicy? Po więcej informacji zapraszamy na nasze social media pod tagiem #onboardingmerce i #teammerce. 🙂

Autorem tekstu jest Petra Andrée