Higma Service - kompletna platforma B2B

Historia firmy

Higma Service Sp. z o.o. działa na rynku Polskim od 1998 roku, firma zatrudnia kilkudziesięciu pracowników, posiada własne zaplecze logistyczne oraz magazynowe. Higma Service jest znaczącym dystrybutorem profesjonalnych środków czystości takich marek jak TORK, Diversey, Taski, 3M i Vermop. Klientami marki są instytucje publiczne, przemysł mechaniczny, sektor gastronomiczny, hotelarski (HoReCa) oraz firmy prywatne. Ciągły rozwój wymusił zmianę koncepcji działań B2B. Pojawiło się zapotrzebowanie na wdrożenie nowej, rozbudowanej i dopasowanej do klientów biznesowych platformy.

Wyzwania

• pełna integracja ERP z systemem B2B;
• poprawa gospodarki magazynowej;
• dostęp offline do aktualnego katalogu produktów;
• automatyzacja procesu sprzedaży;
• raportowanie i weryfikacja planów sprzedażowych w czasie rzeczywistym;
• eliminacja błędów spowodowanych rosnącą bazą produktów kompatybilnych.

Odciążenie i automatyzacja procesów

Bardzo ważnym elementem wdrożenia było modelowanie placówek, pracowników, producentów, kontrahentów oraz wszystkich produktów łącznie z ich zamiennikami. Autorski system CRM, stworzony został do swobodnego zarządzania uprawnieniami rozdzielonymi pomiędzy moduły odpowiedzialne za cenniki, kontrakty, waluty, rabaty, zamówienia i kontrahentów. Jednocześnie równolegle do tych działań został wdrożony nowy system ERP Comarch Optima, który poddaliśmy dwustronnej integracji z systemem w zakresie: wymiany informacji o produktach, synchronizacji cen i stanów magazynowych, synchronizacji danych o kontrahentach i zamówieniach. Dodatkowo służy on do przesyłania dokumentów (FA, WZ, PA), oraz informacji o płatnościach.

Zwiększenie sprzedaży

Naszym priorytetem było uruchomienie systemu wspierającego sprzedaż i obsługę klientów kluczowych. Powstała platforma sprzedaży kontraktowej, w ramach której każda placówka kontrahenta posiada swój własny sklep skonfigurowany pod indywidualne warunki kontraktu. Opiekun klienta, w wyniku negocjacji z kontrahentem, wprowadza wszystkie placówki, ustala dostępne grupy produktów, definiuje warunki cenowe, przyznane rabaty oraz limity na zamówienia. Cały proces dodawania nowego kontrahenta odbywa się z poziomu panelu, do którego mają dostęp handlowcy. Ostateczne warunki są akceptowane przez kierownika regionu. Rozwiązanie to pozwala osobom zamawiającym w danym punkcie przejrzeć ofertę przygotowaną specjalnie dla nich.

Ułatwienie zakupów B2B

Nowy panel umożliwia wgląd w historię zamówień ich szybkie ponawianie, śledzenie statusu przesyłki, dostęp do faktur i ich pobranie jako plik pdf. Dodatkowe funkcje kładą nacisk na obsługę posprzedażową. Mowa tutaj o zgłoszeniach serwisowych i reklamacjach. Dzięki funkcjom zastosowanym w panelu handlowcy mogą się umawiać i potwierdzać spotkania handlowe. Wdrożenie panelu wyeliminowało pomyłki, skróciło czas i poprawiło ogólny standard obsługi, a w efekcie wzrost lojalność tej grupy klientów.

Równolegle z pracami nad systemem B2B powstała aplikacja na platformę Android. Jej zadaniem jest zapewnienie dostępu do pełnej oferty firmy, w miejscach bez stałego dostępu do internetu. Z aplikacji w formie katalogu korzystają zarówno handlowcy, jak i klienci podczas zamówień telefonicznych. Katalog został zaprojektowany tak, by baza 2 500 produktów wraz ze zdjęciami była pobierana do pamięci urządzenia tylko raz.

Łatwe przygotowanie ofert handlowych

Higma Service niejednokrotnie bierze udział w przetargach na dostawę środków czystości dla obiektów użytku publicznego oraz urzędów. Ręczne tworzenie oferty pod ściśle sprecyzowane wymagania jest bardzo czasochłonnym procesem. Dlatego stworzony został moduł ofertowania, który umożliwia proste wyklikanie w systemie wszystkich parametrów i narzucenie marży na całą ofertę. Ostateczną ofertę system zapisuje w postaci pliku pdf uwzględniającego wszystkie wymagania przetargu. Wdrożenie modułu skróciło czas tworzenia oferty przetargowej o połowę.